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ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE DIGITALE

Servizio di conservazione elettronica di dati, documenti e scritture a rilevanza contabile gestiti con il processo di Archiviazione sostitutiva dei dati Fiscali e firma digitale.

Il processo di conservazione digitale comprende l’apposizione della firma digitale e della marca temporale sugli indici dei

pacchetti conservati: la prima serve a garantire l’originalità del documento, mentre la seconda ne attesta data e ora certa.

La conservazione digitale si distingue dall’archiviazione documentale in quanto quest’ultima riguarda la memorizzazione di un documento (già digitale o scansionato) su un supporto idoneo, mentre la prima fa riferimento ad un processo normato che assicura al documento informatico (sia esso analogico o nativo digitale) la piena validità legale e la fruibilità nel tempo.

Conservazione digitale: quali documenti è possibile conservare

Non esiste da parte della normativa un’elencazione di documenti che è possibile conservare; in generale si può affermare che sono conservabili tutti i documenti di natura fiscale-tributaria e tutti i documenti che hanno valenza civilistica o che comunque si vogliono rendere opponibili ai terzi.

Di seguito alcuni esempi:

I vantaggi della conservazione digitale

La conservazione digitale dei documenti porta innanzitutto benefici in termini di efficienza gestionale e di risparmio di soldi e

tempo.

E' una soluzione per le aziende e i professionisti che desiderano archiviare e conservare i documenti in formato digitale riducendo l'utilizzo della carta, semplificando i processi di ricerca e consultazione dei documenti e migliorando l'efficienza dei processi aziendali, in conformità con la normativa vigente, mantenendo la validità legale degli stessi; la ricerca all'interno dell'archivio digitale è rapida e precisa, semplificando la consultazione dei documenti e migliorando l'efficienza dei processi aziendali.

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