Archiviazione Documentale Digitale
Conservazione elettronica di dati, documenti e scritture a rilevanza contabile. Archiviazione sostitutiva Dati Fiscali e firma digitale.
Il processo di conservazione sostitutiva, o conservazione digitale, sintetizza una procedura informatica che attribuisce valore legale, civile e fiscale, al documento digitale. Il valore così attribuito al documento informatico ha piena efficacia probatoria, al pari dei documenti analogici o cartacei.
Definiamo:
- Dematerializzazione, il processo di scansione che trasforma il documento analogico in digitale
- archiviazione ottica o gestione elettronica documentale, il sistema che permette di organizzare e gestire un archivio informatico, attraverso un software di “document management” o semplicemente creando un archivio strutturato di cartelle e file.
- conservazione sostitutiva, il processo che permette di conservare i documenti informatici (o digitalizzati) in maniera equivalente, sotto il profilo giuridico, ai documenti analogici.
L’obiettivo della conservazione sostitutiva è di consentire alla Pubblica Amministrazione e ai Privati di dematerializzare la quasi totalità della documentazione cartacea prodotta o, addirittura, di limitarne la produzione. Sono ormai pochi i documenti prodotti fin dall’origine in forma “autografa”, mentre sono in forte aumento i documenti prodotti con sistemi informatici e stampati all’occorrenza, poi su carta.
I vantaggi della dematerializzazione e della conservazione sostitutiva:
- immediata riduzione dei costi di stampe, di spazio destinato ad archivio e dei tempi di ricerca
- ricerca, riproduzione e diffusione in tempo reale e a costo zero
- un archivio dei documenti informatici strutturato in modo logico, simile alla costosa fotocopiatura di un documento cartaceo
- attribuzione del valore legale al documento informatico mediante apposizione della firma digitale, al pari della firma autografa sul documento cartaceo
- attribuzione della data certa opponibile a terzi mediante apposizione della marca temporale, al pari del bollo apposto da un Pubblico Ufficiale o dall’ufficio postale, per intenderci
- sicurezza negli accessi e controllo delle attività sui documenti.
