Archiviazione Documentale Digitale

Archiviazione Documentale Digitale

Conservazione elettronica di dati, documenti e scritture a rilevanza contabile. Archiviazione sostitutiva Dati Fiscali e firma digitale.

Il processo di conservazione sostitutiva, o conservazione digitale, sintetizza una procedura informatica che attribuisce valore legale, civile e fiscale, al documento digitale. Il valore così attribuito al documento informatico ha piena efficacia probatoria, al pari dei documenti analogici o cartacei.

 

Definiamo:

  • Dematerializzazione, il processo di scansione che trasforma il documento analogico in digitale
  • archiviazione ottica o gestione elettronica documentale, il sistema che permette di organizzare e gestire un archivio informatico, attraverso un software di “document management” o semplicemente creando un archivio strutturato di cartelle e file.
  • conservazione sostitutiva, il processo che permette di conservare i documenti informatici (o digitalizzati) in maniera equivalente, sotto il profilo giuridico, ai documenti analogici.

L’obiettivo della conservazione sostitutiva è di consentire alla Pubblica Amministrazione e ai Privati di dematerializzare la quasi totalità della documentazione cartacea prodotta o, addirittura, di limitarne la produzione. Sono ormai pochi i documenti prodotti fin dall’origine in forma “autografa”, mentre sono in forte aumento i documenti prodotti con sistemi informatici e stampati all’occorrenza, poi su carta.

I vantaggi della dematerializzazione e della conservazione sostitutiva:

  • immediata riduzione dei costi di stampe, di spazio destinato ad archivio e dei tempi di ricerca
  • ricerca, riproduzione e diffusione in tempo reale e a costo zero
  • un archivio dei documenti informatici strutturato in modo logico, simile alla costosa fotocopiatura di un documento cartaceo
  • attribuzione del valore legale al documento informatico mediante apposizione della firma digitale, al pari della firma autografa sul documento cartaceo
  • attribuzione della data certa opponibile a terzi mediante apposizione della marca temporale, al pari del bollo apposto da un Pubblico Ufficiale o dall’ufficio postale, per intenderci
  • sicurezza negli accessi e controllo delle attività sui documenti.
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